実行委員長より、本大会の概要を上記資料に沿って説明。この中で出漕者を含めた関係者が留意すべきポイントは以下の通り：
- 笹目橋下は橋脚が川の中央近くに立っており、航行可能な水路幅が非常に狭く、危険なので、橋の下では追い越し禁止とする。（今回追加のルール）
- 競技中に追いつかれたクルーは右岸側（東京側）に避け、速いクルーに中央側の航路を譲る。（戸田コースの航行ルールに同じ）尚、カーブの要所には赤いセンターブイを配置しているが、やむを得ぬ理由が無く、赤いブイより逆コース側 （埼玉側）を通ってショートカットした場合は、レース除外とする。（ルールに記載の通り）
- レース発艇（9:15）以降に笹目橋を通過する回漕中のクルーは橋の手前に一旦止まり、安全に十分注意しながら通ること。
- 艇の舳先に取り付けるナンバープレートは岸蹴り前に大会スタッフが各艇に配布するが、バウの背中に貼り付けるゼッケンは大会側は準備せず、各出漕者の方で準備する。出漕番号つきの出漕者リストを前もって配布するので、各クルーは自分でゼッケンを製作してレースに臨むこと。（要項記載の通り）
- 岸蹴り場は、大会中、多くの艇が輻輳するので、出漕する競技団体は、出来るだけ事前に馬を２セット程度を岸蹴り場周辺に置いておく。（名前を明記すること）
- 橋の前後は安全上重要なポイントなので、陸上警戒要員やモーター上の警戒担当者は、この辺りの要点を熟知した口の達者なベテランを配員する。
- 当日、警戒・救命艇として計画しているモーター７艇の内、6艇（東大、一橋、日大、法大、慶大、ＮＴＴ）は本日までに確認した。もう一艇は未確認につき、早急に確認を要す。モーターを出して頂く団体については、個々モーターの操船特性を熟知した操船者（運転者）付きで出して頂く様、御願いする。モーターは出すが、操船者を出せない場合は事前に行って頂ければ大会スタッフの中から免許を有する操船者を出す。
- 出漕する各競技団体から出て頂くボランティアについては、メガホン持参で来ていただきたい。（電池式、人力式など形式不問）
- 本大会の出漕料の一部を保険料に充てる。11/13に保険会社に相談した結果、施設賠償責任保険にのみ加入することとする。賠償責任保険は大会主催者と保険会社が契約するもの。出漕クルーやボランティアの方は各自の責任で傷害保険等に加入して頂く必要がある。通常、ボート競技団体で入っている筈。
- 悪天候等の理由による大会中止等は当日の朝8時までに岸蹴り場前の大会本部でアナウンスする。（口頭で伝える）
- 大会中に転覆・衝突などの事故が発生した場合、大会運営側は出来る限りの救助を行うが、責任は負わない。出漕者の自己責任とする。（出漕申込書に記載の通り）
- 大会中に事故が発生した場合には、先ず救助を行う。もし重大な怪我や人命に及ぶ問題が発生した場合は、現場のスタッフは先ず119番で救急車を呼び、次に大会本部に連絡する。尚、座礁して船体に穴があいても完全に沈するまで若干時間的余裕があるので、慌てず、救命具を膨らませて水に浸かる準備をする。
- 大会本部の連絡先は実行委員長とするが、連絡が集中すると拙いので、大会本部連絡先として複数の携帯番号をスタッフに事前に連絡する。尚、大会運営スタッフの名簿と配員表を事前に作成し、関係者に配布する。この中に各自の携帯番号を入れておく。
- 大会中、本部に詰めて頂くお医者さんを手配出来るかどうかを検討頂く。
- タイム計測に関しては、YSDI/日体大さんに御願いする。専用のタイム計測システムにより計測するが万一システムに問題があった場合に備えて、今回はストップウォッチによるバックアップも取る様にする。スタートとゴール間の連絡は携帯電話若しくはトランシーバーを使う。トランシーバーは6km届くものを探してみる。
- 河川事務所等への連絡：荒川上流及び下流河川事務所に河川一時使用願いを届出たが、コース内に漁協やプレジャーボートの係留場所、タンカーターミナルがあること。また、過去に衝突事故のあった笹目橋周辺の水域がコース内にある等の諸般の事情により、正式なお墨付きは頂けなかった。従い、今回の大会は通常の乗艇練習での水域使用と同じ「自由使用」扱いでの実施となる。自由使用即ち、自己責任で荒川を漕ぐ事については、特段の問題なく、「どうぞ安全にやってください」ということだった。警察については道路を使用しないので、管轄外。
- 大会会場周辺の関連団体での連絡：ウェイクボートについては３業者（Sound、MWBトーイングサービス、Natural Style)には大会期間中に戸田橋より上に行かぬ様に御願い済み。タンカーは日曜日には来ない筈。漁協には大会を実施する旨をFAX連絡。プレジャーボートには連絡取れず。即ち、大会中に漁船やプレジャーボートがコース内を通る可能性を否定出来ず、通る可能性もあるがその際は波を立てぬ様に御願いする。そういう場合、出漕者は我慢して漕ぐ様に御願いする。危険と判断したら、各クルー判断で漕ぎ止めて危険を回避すること。
- 大会の優勝クルー表彰式及び懇親会を大会当日、１２時から慶応艇庫で行う。優勝クルーに賞品を出すべく、戸田のボート関係業者さんに御願い中。出漕者が決まったところで改めて相談する予定。
- 今回の事前会議に参加した競技団体が少ない等、戸田の中でもHoA開催の認知度が低い様に思われる。今回の出席者は艇庫近隣のクラブに口コミでHoA開催・参加の呼びかけを行う。
以上
